MICE обучение 28-29 ноября Алматы, Казахстан

Стойка-указатель в лобби отела Swissotel, Алматы, Казахстан

28 и 29 ноября 2024 года в Алматы прошло обучающее мероприятие, организованное Almaty Tourism Bureau, посвященное технологиям MICE сектора туристской индустрии. Материалы двухдневного ивента предоставлены Almaty Tourism Bureau и доступны по ссылке.

Впервые был в отеле Swissotel после реновации. В санатории "Алатау" останавливался многократно, посещал различные курсы обучения, новый отель похож на прежний лишь внешним фасадом и прилегающей территорией.
В отеле чувствуется новогоднее настроение.

Next Previous

Входная группа отеля

Ballroom отеля, основной зал семинара для вопросов макроуровня

Магнитик на холодильник, комплект для записей и вода Tassay.

Первый этаж отеля, ресепшн

"Алматы - моя первая любовь" - прогулка с коллегой Анной после обеда по территории отеля.

Программа предусматривала две опции: принять участие в обсуждении глобальных трендов рынка MICE или заняться рутинными, детальными вопросами обустройства бизнес-модели компании на рынке. Макро- и микроуровень.
Решили поприсутствовать у второго спикера в части деталей - лектором выступала Виктория Шария из Грузии, основатель компании "ODA DMC".

Организация мероприятия осуществлена на высоком уровне

Виктория оказалась отличным спикером и мотиватором.
Забегая вперед - презентация была интересной, изобиловала инсайтами, личными рекомендациями спикера, что позволило осуществить "drill down" за один день лекционных материалов. Считаю достижением для лектора - смогла заинтересовать всех участников семинара.

Виктория Шария, ODA DMC, Грузия

Старался отмечать ключевые идеи и мысли.
В очередной раз использую смартфон на тренинге: для фотофиксации слайдов и записей - гораздо удобнее бумажных материалов, после десятилетий отвыкания от бумажной писанины.
На лекции микроуровня присутствовало много участников из Алматы и других регионов, большинство - представители бизнес-сектора.

На обучении присутствовали вместе с Анной, коллегой.

Снова забегу вперед - МАЙСом мы занимаемся вплотную. Работа с корпоративным сектором, обслуживание мероприятий MICE Партнеров из других стран - ситуационно происходят регулярно, остается заняться этим постоянно.

Виктория вела сессии на протяжении первого дня.

Титульный слайд презентации Виктории. Грузия серьезно продвинулась в области MICE туризма.

Презентация Виктории подготовлена на "микроуровне", ради которой мы и посетили мероприятие. "Макроуровень" был интересен, но больше для аудитории руководителей и владельцев опытных маркет-мейкеров рынка.
Дальше разберем презентацию Виктории, настоящее учебное пособие по деталям органиации MICE деятельности тур.агентства.

Характеристика делового туризма, Виктория Шария

Начиная с основ MICE Виктория объяснила базовые моменты функционирования рынка:

• организационная схема: наличие MICE Партнера в стране Заказчика, твоя компания выступает в качестве DMC и третья сторона - сам Заказчик,
• уровень компетенции менеджеров в индустрии MICE: должен соответствовать уровню приезжающих гостей от Заказчика, а значит топ-менеджмента Заказчика, с которыми представитель местной DMC может запросто обсудить культуру, музыку, искусство, архитектуру и историю своей страны. Помимо углубленных знаний DMC менеджер должен обладать опытом "насмотренности" (посещение разных стран, сравнение аналогичных услуг в других географических зонах, сравнение собственного сервиса с уровнем конкурентов и основных игроков рынка),
• текущие проблемы как "туалетизация" между природными объектами Казахстана,
• текущая инфраструктура Казахстана: отели строятся, настоящее количество недостаточно, но уже является отличным стартом для развития MICE,
• здоровая конкурентная среда и доверительные отношения между участниками местного рынка. К сожалению, этого не хватает на текущей стадии развития рынка Казахстана,
• локальная DMC должна стать участником национального Конвеншн-бюро, в первую очередь информационная поддержка, возможно активное участие.

Требования для работы в сегменте MICE

По мнению Спикера важны элементы:

• микроменеджмента проектов. "Дъявол в мелочах": автобус каким боком заедет на парковку ресторана, где обедают гости, сможет ли выехать. Такая проблема у нас с алматинским аэропортом, невозможно посадить/высадить туристов из большого туристического автобуса,
• "Corporate excellence" - понятные слова, которые должны быть применимы к работе менеджера DMC,
• обязательно посещение/прохождение маршрута будущей MICE поездки, возможно дважды - первый раз самостоятельно, для уточнения малейших деталей (150 гостей, шатер для обеда суперский, но санитарных узлов всего два, процедура мытья рук и посещение туалета займет 30 минут до обеда и 30 минут после обеда - вердикт: НЕ ПОДХОДИТ), второй в рамках House Trip с Представителями Заказчика перед поездкой,
• ввиду большого периода времени проработки проекта (иногда может достигать 9-12 месяцев), необходимо учесть и прописать детали, зависящие от длительного процесса подготовки - возможная курсовая разница валюты, негативно повлияющих на проект, согласованные условия анулляции контракта,
• в процессе реализации проекта неукоснительное следование утвержденной программы и тайминга (случай с креативным гидом, который вместо утвержденной программы разрешил гостям покататься на крутой зип-лайн, из-за чего половина гостей сбежала с обязательной программы и тоже захотела покататься на зип). При отхождении от программы не подавать вида, что-то произошло, "не терять лицо", при этом провести работу над ошибками с командой после поездки, без присутствия гостей при разговоре,
• в качестве инструмента контроля возможно использование "проектного чек-листа", который разделен на три основные фазы: "до поездки", "во время поездки" и "после поездки",
• уровень харизматичности и степени влияние менеджера DMC - при общении с MICE Партнером, общении с Поставщиками, участвующими в процессе обслуживания Заказчика. MICE туризм - сервис VIP уровня, так как в большинстве случаев представители Заказчика - первые лица Компании, которые успели побывать во многих странах, имеют большой опыт, собственную "насмотренность" и конечно высокий уровень коммуникативных навыков и эмпатии. Менеджер DMC обязан быть с гостями на "одном уровне общения".

Дополнительные признаки MICE, Виктория Шария

Комментарии Спикера по слайду:

• для обеспечения бесперебойности процесса "под рукой" необходимо иметь инструменты, которые будут необходимы в случае небольших непредвиденных ситуаций: электрические удлинители, тройники, клейка лента скотч, молоток, мешки разного предназначения,
• чтобы предусмотреть детали обслуживания гостей, необходимо запросить технический райдер по каждому участнику, приглашенному спикеру или тренеру,
• для обеспечения подлинности, подтверждения информации по поездке коммуникации и переписка по основным моментам поездки должна вестись посредством электронной почты,
• дополнительные сопутствующие услуги должны быть "оценены" Заказчиком и Партнером MICE, не должны быть оставлены без внимания,
• в процессе пакетирования услуги подходите нестандартно, "out of the box". Именно, творческий подход выгодно отличит Вашу DMC компанию среди других,
• одним из основных Поставщиков процесса является отель: важны коммуникации с Отелем в обе стороны - Заказчик, пользуясь корпоративными специальными ценами, может получить более дешевую стоимость благодаря многолетнему контракту. С другой стороны, если компания DMC по условиям будущего контракта предоставляет проживание, важно не завысить комиссию за организацию проживания Заказчика в Отеле, на самом деле всё прозрачно и может быть проверено представителем Заказчиком очень просто. После выигрыша тендера по MICE заявки можно дополнительно переговорить с Отелем на предмет новых скидок на выигранный объем. Даже, если DMC на зарабатывает на проживании в данной сделке, лучше проводить объем проживания через DMC компания, чтобы заработать больше баллов собственной репутации для успешного сотрудничества с Отелем в будущем,
• нужны спец.тарифы от ресторанов и кафе для обслуживания заявки MICE. Предпочтительнее определиться с коротким списком качественных ресторанов города, провести разведку, обсудить тарифы и работать с ними постоянно (стараться водить группы в одни рестораны),
• DMC компания - амбассадор страны, именно она приводят Заказчика в страну, знакомит с ее обустройством. Также представители DMC всегда должны дипломатично и твердо отстаивать свои интересы в будущей сделке, не только финансовые, но и структурно, внутри поездки. DMC отвечает за весь проект (проживание, питание, мастер-классы, развлекательная часть, тимбилдинг и гала-ужин, пр),
• местная DMC обязана использовать "принцип одного окна": ответственность из одного окна, одно контактное лицо. Иначе, MICE Партнер в будущем может начать напрямую работать с местами проживания, питания и пр. Менеджер DMC это "человек-оркестр". Никогда не делитесь контактами Партнеров с MICE компанией и Заказчиком.
• работа с Поставщиками: регулярное увеличение Базы Поставщиков, постоянно искать новые возможности и места. Также местной DMC необходимо быть больше в контакте с Поставщиками, чем это необходимо - речь о межличностном контакте. Чтобы менеджер DMC смог открыть для Заказчика закрытый Музей Истории и Искусства в 21 часов вечера.

Навыки местной DMC, Виктория Шария

Комментария Спикера по слайду:

• компания DMC - локальный эксперт, покрывающий все вопросы на месте,
• для эффективности и соблюдения тайминга программы привлекайте необходимое количество персонала, используйте "Матрицу распределения", пример - группа 300 человек, из них 20 групп по 15 человек - с каждой группой гид - дегустация кухни, напитков по кругу,
• местная DMC обязана придерживаться принципам субординации при общении с Заказчиком, DMC - официальный Представитель MICE Партнера в глазах Заказчиках,
• у DMC должны быть разработаны шаблоны писем для отправки ответов любого содержания MICE Партнеру, Заказчику. К примеру, отказывая по запросу, нужно написать: "Зато в следующий раз мы сделаем лучшее предложение для Вас".
• после прохождения очередной стадии подготовки к проекту обязателен Follow Up - уточнять через определённый промежуток времени, как дела обстоят с ваши предложением, напоминание о себе,
• представитель DMC должен уметь оценивать перспективы проекта, анализировать ответ заказчика - насколько он серьёзен. При необходимости потенциальный MICE Партнер или Заказчик могут быть отправлены в "Black List",
• работа DMCR, пример: Барселона - выставка - сбрасываемся по 600 евро на вечер польских "байеров", вечеринку организует твой "Варшава Плюс" DMCR,
• работа DMCR: 15-20 встреч на протяжении 3-4 дней командировки, оплачиваешь по 150-200 евро за встречу - DMCR организует встречи.

Каналы доступов к получению MICE заявок.

На слайде презентации подробно изложены каналы получения информации.

Планирование MICE проекта - стадии.

Следующая часть презентации (7 следующих друг за другом слайдов) посвящена процессу поступления и реализации MICE проекта: получение заявки, подготовка к проекту, реализация и завершение.

Слайды описаны достаточно детально, приведу несколько заметок, сделанных параллельно.

• обязательно проанализируйте предыдущие выезды и мероприятия Заказчика, чтобы предложить выигрышный вариант,
• визуализация предложения - "20% текста, 80% картинок",
• очень четко прописанная адженда,
• в смете должен быть прописан микро-детальный бюджет, по дням и позициям,
• Fast Check in - для больших групп обязателен,
• гарантийное письмо от DMC в сторону отеля - "если гость не оплатил, мы оплатим в течение пяти дней". На процедуре "check-out" должен обязательно присутствовать менеджер компании DMC. Заказчик, юр.лицо как правило не оплачивает экстра-расходы по проживанию,
• мини-бары в номерах для корпоративных групп в номерах закрываются,
• комиссия DMC, точнее маржа по проекту, "золотая середина" - не менее 20% на проект, плюс дополнительно в зачёт НДС (специфика Грузии),
• размер используемого чек-листа при подготовке проекта - не более 2 страниц,
• "ножка стола не должна впиваться девушке в узком коктейльном платье между ног за столом в ресторане",
• какова пропускная способность гардероба ресторана, что за персонал гардероба. Гардероб кафе, ресторана, ивент-мероприятия очень важен,
• после "Fast Check in" менеджеру DMC не уходить сразу, т.к кто-то из гостей спустится вниз с просьбой,
• проведение брифинга с Заказчиком и MICE Партнёром на 5-10 минут, иначе будет недопонимание. Пример - неправильно записали название ресторана, в результате 40 из 80 гостей попали в неверный ресторан.

Контакты Виктории Шария, лучшего спикера прошедшего мероприятия.

На следующий день мероприятие было перенесено в музей изобразительных искусств имени Кастеева. Спикеров второго дня было несколько:

• Виктория Шария, генеральный директор и соучредитель ODA DMC Georgia
• Ойбек Шагазатов, заместитель директора государственного унитарного предприятия InterForum при Администрации Президента Узбекистана
• Иво Франшиц, основатель и владелец ENITED Business Events GmbH
• Эльман Мамедов, руководитель отдела деловых мероприятий Azerbaijan Tourism Board
• Андрей Кукушкин, активист, журналист ассоциации SCIJ.

Модератором второго дня выступил Дияр Аскаров, заместитель директора Almaty Tourism Bureau.
Дополнительно выступил представитель Управления туризма г.Алматы, к сожалению не записал контакты.

Спикеры выступили с презентацией или докладом, раскрывающим опыт работы организации спикера в индустрии MICE. Выступления носили разноплановый характер: национальные компании в сфере событийного туризма, опыт частного бизнеса в реализации MICE проектов, общественное объединение, занимающееся освещением горнолыжного туризма. Каждый спикер был интересен с позиции собственного опыта работы в MICE.
Отдельно выделять кого-либо не буду, признателен за полезную панельную дискуссию.
Презентации спикеров также доступны по ссылке.

Выражаю признательность Almaty Tourism Bureau за организацию мероприятия на высоком уровне; Дане Онланбай, менеджеру департамента MICE Almaty Tourism Bureau за оперативность и предоставленные материалы.

Азамат Мухаметжанов,
Туроператор GreenX
Алматы, Казахстан

Next Previous

Спикеры второго дня мероприятия, музей Кастеева, Алматы

Ойбек Шагазатов, заместитель директора государственного унитарного предприятия InterForum при Администрации Президента Узбекистана

Виктория Шария, генеральный директор и соучредитель ODA DMC Georgia

Эльман Мамедов, руководитель отдела деловых мероприятий Azerbaijan Tourism Board

Андрей Кукушкин, активист, журналист ассоциации SCIJ

Дияр Аскаров, заместитель директора Almaty Tourism Bureau